ISO9001内部監査に役立つ質問事例集

当コラムでは、内部監査員が各部門でヒヤリングする時の質問事例を一部ご紹介させて頂きます。

ISO9001:2015　9.2項では「あらかじめ定められた間隔で内部監査を実施」することを求められています。
ISO9001:2015を認証取得する場合には必ず内部監査を実施しなければなりません。

しかし、規格書の内容だけではいつ、だれが、何をすればよいのか等の抽象的な内容しか記載されておらず、内部監査しているけれど、本当に正しいやり方なのか疑問に思われる方も多いのではないかと思います。

実際の内部監査の具体的な進め方については弊社別コラムの「ISO9001内部監査の内容と進め方」をご参照ください。

内部監査の実施目的

内部監査には大きく3つの目的があります。

上記を確認するために情報を収集することが内部監査の実施目的になります。

よって内部監査は、ISO9001:2015の規格要求事項と自社のルールの3つを基準に実務の確認をしていくことになります。

内部監査実施事項

内部監査は監査するプロセスに対して客観性と公平性が担保されている適切な監査員を選定します。

次に事前にチェックリストを作成し、監査する会社で行われている事の全貌は理解しておく必要があります。
そして実際に監査するときはチェックリストに基づいて、実際に見て確認し、ヒヤリングを通じて監査証拠を集めていきます。

最終的に集めた監査証拠が適合しているか否かを監査員から管理層へ報告し、必要であれば是正処置を行うことが内部監査での実施事項となります。

内部監査質問時の注意事項

内部監査する上で規格の理解は非常に重要となりますが、完全に理解することは非常に難しいところだと思います。

内部監査を実施するうえで規格要求事項の表記で注意する必要があります。

要求事項表記には「～しなければならない。』といった表現があります。
この書き方の項番は必ず実施しておかなければ不適合となってしまいますので、内部監査でも注視しておく箇所であることを覚えて頂きたいと思います。

内部監査質問事例

質問のポイントは「何を？、どうして？、いつ？、どのようにして？、どこで？、誰が」の5W1Hを意識した質問をすることで監査証拠を集めていきます。

内部監査の質問内容は業界によって様々ですが、共通した質問ができる箇所もあります。

以下はトップマネジメントと販売部に焦点を当てた質問事例です。

管理責任者

1. 御社の目的はどのようなことですか？
2. この目的を達成するために、どのような方針を掲げていますか？
3. 方針を確立するためのプロセスはありますか？
4. 社内で定めた方針について伝達していますか？
5. この方針の実行に責任を持つ人々は、方針にどういった関与をしていますか？
6. この方針が実施されていることを確認するために、どのような尺度を使っていますか？
7. これらの方針が理解されている事について確認手段はありますか？
8. 目標を確立するための最初の段階はなんですか？
9. 全ての利害関係者のニーズ及び期待を実現するためにどのような分析をしていますか？
10. これらの要因に対してどのような妥当性確認しましたか？
11. 御社の目的に影響を与える法律及び規制要求事項は何ですか？
12. これらの目標を達成するためのリスクをどのように明確にし、評価していますか？
13. 御社の目標に対して、達成具合はいかがですか？
14. 目標の測定方法はどのように行っていますか？又、測定頻度はどのくらいですか？
15. 測定が確実であるものと証明するためには、どのような方法を使っていますか？
16. 前回の実施状況をレビューした結果、どのような改善をしましたか？

力量面ヒヤリング

1. 新人は、事前にどのような力量、資格を持っているべきですか？
2. 入社後、どのような教育を実施しますか？
3. 外部での教育訓練の機会はありますか？
4. 教育訓練を実施し、有効性の評価の証拠はありますか？
5. OJTはどのように管理し、実施されていますか？
6. 教育訓練とOJTに関してどのような記録を残していますか？

販売部

1. 販売に関する正式な手順はありますか？
2. 顧客とのコミュニケーションの際はどのような製品（サービス）に関する情報提供がありますか？
3. 見積はしますか？又するとしたら、担当者は誰で、どのように実施されますか？
4. 見積をする際の基準やルールは決まっていますか？
5. 見積の結果の文書はありますか？
6. 契約する可能性がある案件に対して、社内で受け入れることができるのかの確認活動はありますか？
7. 見積内容を社内で承認する人はいますか？
8. 口頭や電話による注文の管理はどのようにされていますか？
9. 見積と注文に違いがあった際の解決方法は？

上記、事例は必要に応じて内容変更や追加質問を行い、その他議事録などを目で確認することにより、実際に行っているかどうかの証拠確認をしなければなりません。

まとめ

内部監査はISOの審査を受ける前に必ず実施しておかなくてはなりません。

今回の質問事例はあくまで一例に過ぎないので、この内容だけ聞いていれば内部監査できるわけではございません。

重複しますが内部監査では、組織の規定したルール通りに実施されているか、そのルールはISO9001:2015の要求事項が満たされているのか確認するために行います。

また内部監査を実施する際は、会社の目標が達成できる仕組みになっているのか、法令違反はないか等の重点項目を掲げて実施することでより有効的な監査を行うことも可能です。

現在は、ISOマネジメントシステムの構築をお手伝いしてくれるコンサルタント会社も存在しており、内部監査についてもコンサルの方が実施してくれるケースもありますので、そこまで不安になる必要はございません。

当コラムを最後までお読みいただきありがとうございました。
少しでも皆様の疑問を払拭できれば幸いです。

北村 一真ISO審査員

お客様にとって分かりやすい審査を心掛けていきたいと考えております。 一審査員として、お客様に認めて頂けるように努めてまいりますので、よろしくお願い致します。

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